Durante la elaboración del TFM es obligatorio la realización de un informe de seguimiento para evaluar el trabajo realizado durante un periodo aproximado de 2 meses. El objetivo de este informe (conocido como mecanismo de seguimiento) es determinar si el TFT se está realizando según la planificación realizada, analizar las principales desviaciones y plantear acciones correctoras con el objetivo de cumplir los plazos para la realización del TFT dentro de los periodos establecidos por el centro. Se trata por tanto de un mecanismo que trata de minimizar retrasos en la entrega del TFT. Igualmente hay que indicar que este proceso de revisión es clásico en todos los proyectos, incluyendo por tanto una dimensión docente que complementa la planificación realizada al principio del proyecto.
La tarea de realización del informe de seguimiento se han tenido que planificar en el documento de propuesta del proyecto por lo que su impacto en tiempo ya está previsto en la planificación del proyecto. En cualquier caso, se trata de un documento simple, organizado según los siguientes apartados:
- Resumen del trabajo realizado.
- Revisión de los objetivos del TFT, indicando el grado de cumplimiento de cada uno de ellos.
- Revisión de la lista de tareas, con indicación de hitos y entregables.
- Seguimiento del proyecto sobre el Diagrama de Gantt, indicando variaciones sobre el plan original de desarrollo del trabajo.
- Reuniones de seguimiento.
- Acciones correctoras planificadas.
A continuación incluyo algunas ideas para la realización del informe de seguimiento.
1. Resumen del trabajo realizado
Se incluyen en este apartado los avances y logros más significativos obtenidos dentro del alcance del proyecto. En este apartado no se incluye información sobre trabajos que no tengan que ver con el alcance del proyecto ya que no son significativas para el mismo. Ejemplo de expresiones a utilizar son: «Se ha realizado …”, «Se ha conseguido …», Se ha obtenido …”
2. Revisión de los objetivos del TFT.
Para la correcta realización de este apartado, los objetivos del proyecto deben haberse desglosado correctamente (objetivos operativos).
Este apartado por tanto incluirá el grado de cumplimiento de cada uno de los objetivos del TFT. Por ello se deben incluir todos los objetivos planteados en la propuesta. Se realizará una valoración del grado de cumplimiento porcentual de los objetivos del proyecto.
Es posible utilizar diferentes tipos de escala porcentual. Algunos autores recomiendan usar una escala del 0-50-100% para dar una estimación del grado de cumplimiento de objetivos y tareas. Otros utilizan una escala de 5 valores (0-25-50-75-100%). Una escala de 100 valores posibles puede generar errores significativos en estados iniciales del proyecto (el error puede ser mayor que la precisión). Usar la segunda alternativa evita que se emplee mucho tiempo en alcanzar valores residuales (5% restante) de los objetivos y tener objetivos no alcanzados durante mucho tiempo.
Se puede plasmar como una tabla de dos columnas o en una lista de objetivos. A continuación se presenta el formato tabla.
| Objetivo | Grado de cumplimiento |
|---|---|
| O1. Estudiar el problema | 100% |
| O2. Diseñar la arquitectura del sistema | 50% |
| O3. Diseñar el coprocesador hardware | 25% |
3. Revisión de la estructura de tareas (EDT)
Sobre la estructura de tareas (EDT) diseñada para el proyecto, se realizará una revisión de las mismas indicando su grado de cumplimiento, incluyendo hitos y entregables.
Se debe incluir la estructura de tareas (EDT) del proyecto para dar una visión global del mismo. Son aplicables los mismos criterios que los usados para los objetivos (0%-25%-50%-75%-100%) para tareas/subtareas.
Para los entregables se puede usar el mismo criterio anterior o utilizar una clasificación más cualitativa (Terminado, Revisado, En progreso, Aprobado,…).
Por el contrario, los hitos indicados se han logrado o no (digital 0/1). Por tanto se puede utilizar una información cualitativa (alcanzado/no alcanzado).
Recomendación: usar la EDT de la propuesta del proyecto e ir añadiendo el grado de cumplimiento de cada tarea/subtarea, entregable y si el hito se ha alcanzado o no. Eso da una idea clara, sin lugar a interpretación al revisor del estado de las tareas. Como siempre la estimación puede ser más o menos acertada, pero es parte del aprendizaje del estudiante.
Si hay tareas cuya fecha de terminación es anterior a la fecha actual y no han sido completadas, entonces hay retrasos en el proyecto y tendrán que ser incluidas en la propuesta de acciones correctoras. Por el contrario si hay tareas que han comenzado antes de lo previsto, el proyecto va adelantado. Si se presentan ambos casos habrá que valorar la situación real del proyecto para ver si los adelantos y retrasos se compensan a la hora de terminar el proyecto.
4. Seguimiento del proyecto sobre el Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt inicial sirve de referencia para la realización del seguimiento del proyecto. Para ello lo más simple es marcar sobre las barras del diagrama el estado actual de ejecución del proyecto (será más sencillo con la ayuda de un programa de gestión de proyectos). La información incluida debe ser coherente con la incluida en el apartado anterior.
Este diagrama permite ver de forma global el estado del proyecto. Si hay tareas no terminadas, las barras incluirán zonas con un único color. Si hay tareas completadas a tiempo las barras tendrán dos colores. La línea negra representa la línea de base del proyecto, i.e. planificación inicial. Como se muestra en el diagrama de la figura, el paquete de trabajos WP1 ha sido necesario alargarlo más allá de lo definido en la línea de base (planificación inicial) y ya se ha completado. Como consecuenci de ello y de su dependencia de P1, la tarea WP2 ha comenzado más tarde, desplazando al resto de las tareas. En rojo se muestra que WP2, WP3 y WP4 representan ahora la ruta crítica del proyecto (marcada en rojo). Tanto las tareas WP2 como WP3 van retrasadas con respecto a la planificación original mostrada en la línea base.
Ello da una visión completa de las incidencias temporales que se producen en el proyecto.
5. Reuniones de seguimiento.
En el proyecto se habrán tenido que planificar diferentes reuniones de seguimiento del proyecto, al menos una cada 15 días. Este tipo de tareas se planifican como tareas periódicas. Se ha de indicar que reuniones se han realizado y los principales temas tratados en dichas reuniones. Para ello es conveniente que se lleve un registro de los temas tratados en las mismas, con una breve acta de los contenidos.
6. Acciones correctoras planificadas.
En el caso que haya retraso temporales en el proyecto es preciso indicar las acciones correctoras a tomar, teniendo en cuenta las restricciones temporales del proyecto fin de título, la dedicación y los plazos de entrega en las convocatorias existentes. La acciones correctoras se deben especificar en términos de:
- Modificación de objetivos. Es posible plantear modificaciones en los objetivos declarados del proyecto. Estas modificaciones deben ser aceptadas por la comisión evaluadora.
- Modificaciones en la estructura de tareas. La EDT puede ser modificada con el objetivo de cumplir plazos, siempre que no afecten a los objetos principales del proyecto. Se debe demostrar esa circunstancia si no se plantean reducción de objetivos.
- Modificación de la planificación temporal. Ello trae como consecuencia la modificación del diagrama de Gantt y la realización de una nueva propuesta.
- Modificación del régimen de trabajo. Puede ser aceptable en ciertas circunstancias la modificación del régimen de trabajo. Por ejemplo introducir dos horas de trabajo adicionales durante la semana puede resolver retrasos de hasta un 10% de desviación en la duración total del proyecto.
Cuando la desviación del estado del proyecto es significativa está reglamentado que la comisión evaluadora pueda establecer acciones correctoras de oficio sobre el proyecto.
7. Firma del informe de seguimiento
El informe de seguimiento debe ir firmado, pudiendo usar las mismas opciones que están disponibles para la propuesta de proyecto.
8. Conclusiones
A modo de reflexión final, el informe de seguimiento es un mecanismo de revisión del estado del proyecto que facilita el seguimiento por parte del estudiante y del tutor, y que permite a la comisión evaluadora conocer el estado actual del estado del proyecto. El principal problema que se presenta está en la precisión de la información enviada. Por ello, ya que se trata de una actividad formativa, es preciso que se tomen las medidas necesarias para dar una información fiable sobre la ejecución real del proyecto.
En este mismo sentido y para evitar problemas con los informes, es preciso que tanto estudiantes como tutores presten especial atención a los ítems requeridos en el informe y al desarrollo del contenido realizado en cada uno de ellos.
Por último indicar que los comentarios e indicaciones recogidas en este documento son opiniones personales del autor.